Hoe plan je een verjaardagsfeest?
(checklist en hacks)

Hoe plan je een verjaardagsfeest? Je hebt een groots feest op komst en je weet dat je het feest moet plannen … maar waar begin je?

Je kunt deze feest planning gebruiken voor een feest organiseren thuis of op locatie.

Wat je nodig hebt, is een stappenplan om het feest zo goed mogelijk te plannen. In eerdere artikelen heb ik uitleg gegeven over:

• ‘hoe organiseer je een wijnproeverij?‘
• ‘hoe kook je voor een grote groep?‘
• ‘hoe stel je een borrelplank samen?‘

Om dit soort ‘feestelijke momenten’ succesvol te laten verlopen heb je een planning nodig.

Een goede planning biedt namelijk overzicht en daarmee rust in je hoofd.

Print dit artikel ‘feest organiseren checklist’ uit om af te vinken wat je gedaan hebt.

Succes en veel plezier!

1. Begin vroeg met het feest plannen

• Voor elk feest geldt, begin vroeg. Zeker als dit je eerste keer is dat je een feest organiseert en er veel mensen komen en diverse activiteiten op het feest gaan plaatsvinden.
• Houd ook rekening mee bij het boeken van een locatie. Sommige grotere, meer populaire locaties moeten mogelijk veel eerder worden geboekt.

Ik zou zeggen, zeker twee á drie maanden van te voren beginnen met noteren.

2. Kies een feestthema

Bij ‘hoe stel je een borrelplank samen‘, bedenk ik ook eerst een thema. Dit geeft focus en maakt alles een beetje gemakkelijker.

Alles hangt namelijk aan het thema vast zoals:

• De locatie
• De aankleding en decor
• De activiteiten
• De catering
• De kledingvoorschriften

De keuzes zijn natuurlijk eindeloos maar het helpt je bij het maken van keuzes.

Denk maar eens na over:

• Formeel of informeel feest?
• Waar houdt de jarige het meest van?
• Is het thema decoratief of zijn er activiteiten?
• In welk seizoen vind het feest plaats?
• Zijn er activiteiten die een hoofdrol spelen?

Enkele thema feest voorbeelden kunnen zijn:

• 80’s feest
• Bierfeest
• Gemaskerd bal
• Peaky Blinders
• Karaoke

Een themafeest kun je bijvoorbeeld zien als:

Of een verkleedfeest in stijl van de jaren 20 (Peaky Blinders)

Of een karaoke is gegarandeerd een succes. Je hebt nog nooit zoveel gelachen tijdens een verjaardagsfeest 🙂

3. Beslis over het budget voor het feest

De volgende stap bij hoe plan je een verjaardagsfeest is het budget dat er te beschikking is. Een leuk en gezellig feest heeft niets te maken met het uitgeven van veel geld.

• Het hebben van een ruim budget biedt wel meer mogelijkheden voor het organiseren van een onvergetelijk feest met band of dj bijvoorbeeld.
• Geef je de verjaardag gezellig thuis in een kring met een paar vrienden en familie, dan zit je goed tussen de 150 en 300 euro. Afhankelijk van hoe groot jouw vriendenkring of familie is.

Een tip is om het budget aan een excel document toe te voegen waarin staat welke keuzes je maakt en hoeveel je denkt dat iets mag kosten.

Denk dan bijvoorbeeld aan:

• Uitnodigingen
• Catering / eten
• Drinken
• Versiering
• Locatie
• Muziek

Zo weet je of je eventueel moet onderhandelen met aanbieders van de catering of muziek en hou je de uitgave onder controle.

En kun je je afvragen of je die ene glitterbol van 75,- voor de decoratie wel echt nodig hebt 😉

4. Kies een datum en tijd voor het verjaardagsfeest

Kies een aantal data die zouden kunnen werken. Dit overleg je of wel of niet met de jarige.

• Als je een verrassingsfeest organiseert voor de jarige, bespreek dan een aantal opties die hij of zij openhoudt.
• Kies ook een paar backup data voor als die ene geliefde locatie al geboekt is en dus niet beschikbaar.
• Zorg ook dat je deze data communiceert naar de rest van de hulptroepen of organisatie als die er zijn.
• Let ook op dat bepaalde data feestdagen kunnen zijn en het dan niet handig is om het verjaardagfeest te vieren.
• Geef je een verjaardagsfeest voor een kind, organiseer het feest dan laat in de ochtend of vroeg in de middag.
• Is de jarige een volwassenen dan zijn de weekenden vaak het beste, beginnend bij een vrijdag, omdat veel mensen het weekend inluiden, niet hoeven werken en men eventueel nog kan uitkateren de dagen erna.

5. Boek een locatie

Stap 5 bij hoe plan je een verjaardagsfeest is de locatie. Staat de jarige er voor open om een knalfuif te geven of gezellig op z’n Hollands thuis in een kring, je hebt een locatie nodig.

• Wil je de kosten laag houden, geef het feest bij iemand thuis, of misschien denk je aan een restaurant waar je wat meer mensen kunt ontvangen. Let op dat dit restaurant genoeg mensen kan ontvangen.
• Heb je al een locatie in gedachten, prima, check of jij kan boeken in de tijd die je hebt besproken.
• Heb je nog geen locatie in gedachten, zoek dan op internet voor een leuke plek. Bekijk de reviews en beoordelingen van gasten of dit de juiste plek is waar je het feest wilt organiseren.

Onthoud deze lijst met vragen als je een locatie bespreekt of bezoekt:

• Hoeveel personen kan de locatie huisvesten?
• Past de locatie bij de stijl van uw evenement?
• Welke diensten worden geleverd voor de huur die je betaalt?
• Is het sfeervol, is er een uitzicht?
• Staat de locatie externe leveranciers toe?
• Is er een minimale besteding per persoon vereist?
• Is er voldoende parkeerruimte?

Vind een locatie dat bij het thema past. Of het nu gaat om bowlen, varen of picknicken, de juiste locatie zet de toon voor het feest.

Let alleen op dat als je een buitenfeest gaat geven dat je dit niet in het bos doet want het koelt daar snel af. Tenzij je natuurlijk een mooi spektakel met vuurkorven doet en haardvuur.

Als je dit doet, vraag de gemeente altijd voor toestemming. Ook op het strand mag je niet ongevraagd een groot feest geven.

6. Gastenlijst voor het feest

Een gastenlijst maken is handig voor een aantal redenen:

• Het helpt bij het controleren van het budget
• Of iemand vergeten is of niet?
• Waar je het verjaardagfeest moet organiseren?
• Zijn er mensen niet welkom?
• Hoeveel eten en drinken moet er komen ook als de catering is uitgenodigd?

Ook is het handig om te zien of er eventueel mensen kunnen afvallen als het budget niet toereikend is of de locatie het niet toelaat.

7. Verstuur uitnodigingen

Bij stap 7 van hoe plan je een verjaardagsfeest is te zorgen dat je de uitnodigingen 4 tot 5 weken voordat het feest plaatsvind verstuurd zijn. Zo kan iedere genodigde zijn of haar planning maken.

Handige tip is om via de mobiele telefoon ‘save-the-dates’ te versturen zodat genodigden de tijd hebben om eventueel een hotel te boeken als ze van ver moeten komen.

8. Boek entertainment

Afhankelijk van de aantal gasten is het boeken van een band altijd een leuk idee. Is de jarige gek van livemuziek, dan is een dj boeken of een band, een super leuke idee. Zorg wel dat ze zijn of haar favoriete muziek spelen.

• Vier je een groot feest voor tieners, dan is een dj een welkome gast. Check of er een goeie dj zit tussen de vriendengroep van de jarige, dit bespaart je ook weer geld dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld de aankleding of catering.
• Naast livemuziek kun je ook kiezen voor activiteiten en spellen als het feest voor volwassenen georganiseerd wordt. Dit zorgt voor connectie zodat iedereen elkaar beter leert kennen.

Ideeën voor activiteiten en of spellen kunnen zijn:

• Photobooth huren
• Fotokast huren
• Trivia-quizzen
• Feest spelletjes
• DIY pizza bakken
• Karaoke
• Casino

Als je zorgt dat iedereen betrokken is bij het feestvieren dan zal men zich op z’n gemak voelen en willen deelnemen aan de activiteiten en spellen. Lachen is een belangrijk onderdeel van feestvieren dus grappige spellen of activiteiten zijn altijd een goed idee.

9. Plan voor het eten en drinken op het feest

Heb je een keuze gemaakt voor welk soort feest het gaat worden dan weet je of en hoeveel eten en drinken je nodig gaat hebben.

Daarom is het handig dat je ook bij het plannen van een verjaardagsfeest’, een thema kiest dan weet je ook welk eten en drinken er nodig is. De gastenlijst zorgt dat je weet hoeveel je nodig hebt.

• Let op met het maken van de gastenlijst of dat er gasten zijn met bepaalde dieetwensen of allergieën. Niets vervelender dan zieke gasten op je verjaardagsfeest.
• Is het feest een paar uur, dan weet je wat je nodig hebt. Is het feest ‘ s ochtends dan hoef je waarschijnlijk geen sterke drank of bier in huis te halen. Duurt het feest tot in de late uurtjes, dan zal je naast veel drank ook genoeg eten nodig hebben.
• Zorg er in ieder geval voor dat je genoeg eten in huis hebt, als je thuis gaat vieren, want te weinig eten en drinken zou jammer zijn. Charcuterie of borrelplanken zijn ideaal voor een feest.
• Drinkt de jarige zelf niet, ga dan geen alcoholvrij feest geven als je mensen uitnodigt die wel drinken. Tenzij de genodigden allemaal geen alcohol drinken.
• Is het feest bij vrienden, maak dan zelf eten of vraag vrienden en familie om allemaal wat klaar te maken.
• Ga je feesten op een locatie, zorg dan dat je met de verhuurder besproken hebt wat de mogelijkheden zijn mbt catering, zelf eten meebrengen en alleen drank laten verzorgen.
• Is het feest in een restaurant dan weet je dat het geregeld wordt door de restaurateur en personeel.

Meer informatie over hoeveel drankjes en hapjes per persoon

10. Activiteiten voor een kinderfeest

Vier je een verjaardag voor een kind, dan is het leuk om kinderactiviteiten achter de hand te hebben.

Dan kun je denken aan:

• Cupcakes decoreren
• Knutselen
• Schminken
• Opblaas attracties

Ook hier geldt reserveer op tijd als je onderdelen moet huren.

11. Fotograaf / videograaf plannen

Een bijzonder feestmoment wil je natuurlijk vastleggen om op een later tijdstip terug te kijken en als extra cadeau te overhandigen aan de jarige.

• Vraag een vriend of familielid of ze de ochtend, middag of avond willen vastleggen op foto en/of video
• Is er genoeg budget, ga dan opzoek naar een professioneel video- en fotograaf. Check wel altijd eerst het werk van de fotograaf en of deze stijl bij de jarige past.
• Bespreek vooraf wat je wilt vastgelegd hebben als je een professionele fotograaf inhuurt.
• Wil je helemaal losgaan en past het bij bijvoorbeeld een uit je bol thema, koop dan wegwerpcamera’s en leg die neer op bepaalde plekken zodat gasten zelf een foto kunnen maken van een bijzonder moment. Naderhand worden de foto’s ontwikkeld en hiermee een prachtig fotoboek mee gemaakt als extra aandenken.

Meer informatie over: Verjaardag vieren

12. Feestdecoratie

Heb je de smaak te pakken bij het plannen van het verjaardagsfeest en ben jezelf handig in het maken van feestdecoratie, doe je ding!

• Hoe leuk is het om eigenhandig de feestlocatie te decoreren en wat een fantastisch verjaardagscadeau. Het maakt het feest ook echt persoonlijk.
• Ben je niet zo handig, dan kom je er nu weer achter hoe handig het is om vanuit een thema een feest te organiseren. Je hoeft nu alleen feestartikelen in te kopen en de ruimte te versieren.
• Houd rekening met de jarige dat het ook past bij de persoon. Tenzij je weet dat ‘Over The Top’, zijn of haar tweede naam is!

13. Kies je taart

Geen verjaardagsfeest zonder een mooie taart. Voor veel het belangrijkste onderwerp, naast de cadeaus natuurlijk 😉

• Gaat het om een verjaardag voor een kind, laat een bakker bijvoorbeeld een mooie Pokemon taart maken of een unicorn taart. Kinderen zijn er gek op, het hoeft niet duur maar check wel wat de jarige lekker vind en niet.
• Let op dat je de bestelling van de taart vroeg genoeg doorgeeft aan de bakker en anders zelf de keuken induikt.
• Ook hier komt je gastenlijst weer van pas, want dan weet je in ieder geval hoe groot de taart moet zijn.

De laatste voorbereidingen voor het verjaardagsfeest

Nu je de basis duidelijk hebt voor het plannen van het verjaardagsfeest, is het de bedoeling dat je alle details gaat invullen.

1. Draaiboek / planning doornemen

Niet stressen, vraag desnoods om hulp van vrienden en familie als je dit al niet gedaan hebt.

• Zorg dat je alleen mensen uitnodigt waarbij jij je goed voelt. Zodra je mensen uitnodigt terwijl je dit eigenlijk niet wilt, dan ben je niet meer bezig met het feest.
• Locatie duidelijk, dan is het tijd om de locatie te versieren. Als je eenmaal op de locatie bent, controleer dan of de grote zaal en de badkamers netjes en schoon zijn.
• Zorg dat je alles klaar hebt liggen en alles over kan brengen naar de feestlocatie. Laat iedereen die wil helpen je helpen met inrichten waarbij jij aanwijzigingen geeft en het overzicht behoudt.

Tip, kijk in je contract wie verantwoordelijk is voor de schoonmaak voor, tijdens en na het verjaardagsfeest. Als de verantwoordelijkheid bij jou ligt, zorg er dan voor dat je een team hebt opgesteld om dit te doen.

2. Alternatieve locatie, allergieën en EHBO

Zorg dat als je een buitenfeest geeft, je altijd een alternatieve locatie achter de hand hebt. Want als het gaat stormen. Controleer daarom het weer en bereid je daarop voor.

• Zorg daarom ook dat de gasten op de hoogte zijn van eventuele evacuatie naar een overdekte locatie als het weer tegenzit.
• Is het een kinderfeest, zorg dat er een ruimte is waar ouders zich kunnen terugtrekken met het kind als dit nodig is.
• Organiseer je het feest bij iemand met huisdieren, overleg dan met elkaar dat de huisdieren eventueel apart gehouden kunnen worden. Niet iedereen gaat goed met honden, katten of knetterende volgels of men kan er allergisch voor zijn.
• Een knalfuif en de enthousiasme van dansende mensen kan zorgen voor gewonden. Zorg dat je een EHBO kit in de buurt hebt voor het geval dat.

3. Het eten warm houden en/of bestellen

Is het feest bij een restaurant, dan wordt er voor jullie gezorgd. Organiseer je het feest bij familie of vrienden zorg dan dat er warmhoud elementen zijn of juist koelelementen.

• Duurt de avond langer, verdeel het eten dan over een langere tijd ipv alles direct op tafel te zetten. Niets vervelender dan een feest zonder eten.
• Vraag bij de bakker na hoe lang je van tevoren moet bestellen voor gebak.

Heb je nagedacht om een ​​kok in te huren? Deze tip zal je een hoop stress besparen.

• Kies een chef-kok die wordt aanbevolen zodat je er zeker van bent dat jouw gasten goed worden verzorgd en in stijl dineren!

4. Verwelkom je gasten

Je bent klaar met het plannen en invullen van het verjaardagsfeest. Alles staat klaar dus kunnen de dansschoenen aan getrokken worden om de hele avond lekker te dansen!

• Neem na al het plannen en invullen even een stap terug om over te schakelen naar feestmodus. Je weet immers dat je er alles aan hebt gedaan om het feest tot een succes te maken.
• Verwelkom jouw gasten met een welkomstdrankje of als je thuis het feest viert met een lekker bak koffie, thee of fris.
• Laat gasten zich direct thuisvoelen op jouw feest en stel hen voor bij je gasten. Niets vervelender dan dat er een stilte valt bij binnenkomst.

5. Geniet van het verjaardagsfeest

Nu je deze planning duidelijk hebt en jij de moeite hebt gestoken in het organiseren van het feest, mag je hier natuurlijk ook van genieten.

6. Het verjaardagsfeest is afgelopen, en nu?

Is het feest ergens anders georganiseerd dan thuis, dan heb je schoonmaakkosten betaald en ben je hier niet verantwoordelijk voor.

• Vier je het feestje thuis, dan mag jezelf aan de bak en terugdenken aan een gezellig feest 😉
• Vraag jouw team, als je deze hebt samengesteld, of ze helpen met schoonmaken en geniet met z’n alle nog even na van een mooie ochtend, middag of avond.

Meer leuke ideeën om een verjaardag te vieren

Extra verjaardagsfeest hacks

1. Samen feestvieren

Stel jouw kind heeft een vriendje dat bijna op de zelfde dag jarig is als hij/zij, zorg dan dat je samen met dat vriendje de verjaardag viert. Kinderen vinden dit vaak ontzettend leuk om samen met hun beste vriend een feestje te vieren. Daarbij kun je de kosten van het feest delen met de andere partij.

Dit geldt natuurlijk ook voor tienerfeesten en feesten voor volwassenen. Samen een feest organiseren is leuk, gezellig en drukt de kosten als je deze onder controle wilt houden.

2. Ga digitaal

Natuurlijk kun je kaartjes versturen, maar waarom niet digitaal? Het is milieuvriendelijk en vrienden uitnodigen via Facebook en email is gratis.

3. Vraag je omgeving

Kijk in je vriendenkring of familie of er mensen zijn die het leuk vinden en goed zijn in het bakken van taarten. Het is een leuke manier om mensen te betrekken en bespaart je ook geld dat je eventueel weer kunt gebruiken voor het cadeau.

4. Boodschappen laten bezorgen

Laat je boodschappen die je nodig hebt uit de supermarkt bezorgen. Bestel ze gewoon online, dit bespaart je een hoop tijd.

Feest organiseren checklist

Er zijn een miljoen dingen aan de hand naast het plannen van verjaardagsfeestjes waardoor je zo dingen kunt vergeten waaraan je eigenlijk had moeten denken.

Dit is ook de reden dat je vroeg genoeg wilt starten met de planning van het feest.

Een feest organiseren checklists helpt je om op het goede spoor te blijven en ervoor te zorgen dat je niets vergeet.

Print deze checklist uit, en maak je feest tot een succes.

Heel veel plezier!